Proforma Fatura ile Teklif Arasındaki Fark Nedir?

Sahada en çok karıştırılan iki belge: teklif ve proforma fatura. "Proforma gönderin" diyen müşteriye teklif PDF'i, teklif bekleyene proforma gönderilir; çoğu zaman iş yine yürür ama kavram karmaşası, ödeme ve vergi tarafında gerçek sorunlara da kapı açabilir. Bu yazı ikisini net biçimde ayırır.

Teklif: pazarlık masasındaki belge

Fiyat teklifi, satış öncesinin belgesidir: "Bu işi şu kapsamla, şu fiyata, şu koşullarla yaparız" der. Bağlayıcılığı geçerlilik süresi ve tarafların kabulüyle sınırlıdır; müşteri pazarlık edebilir, kapsam değişebilir, teklif revize edilir. Muhasebe kaydı doğurmaz, vergi belgesi değildir. İyi bir teklifin anatomisini teklif hazırlama rehberinde ayrıntısıyla anlattık.

Proforma: anlaşma sonrası ön dökümü

Proforma fatura, anlaşma büyük ölçüde netleştikten sonra düzenlenen "ön faturadır": kesinleşen kalemleri, tutarı ve ödeme bilgilerini fatura düzeninde gösterir. En yaygın kullanımı avans/ön ödeme talebidir — müşteri, proformadaki tutara göre ödemeyi yapar, gerçek fatura sonrasında kesilir. Dış ticarette ise proforma, siparişin ve akreditif sürecinin standart belgesidir. Kritik nokta: proforma da vergi belgesi DEĞİLDİR; KDV beyanı doğurmaz, gerçek faturanın yerine geçmez.

Fark tablosu: hangi soruya hangi belge?

"Fiyat alabilir miyiz?" → teklif. "Anlaştık, ödeme için döküm gönderin" → proforma. "Ödemeyi yaptık, belgemiz nerede?" → gerçek (e-)fatura. Sıra bozulduğunda sorun çıkar: pazarlık aşamasında proforma göndermek erken bağlayıcılık algısı yaratır; anlaşma sonrası hâlâ teklif göndermek ise muhasebe tarafında "neye istinaden ödedik" sorusunu doğurur. Üç belgeyi sıralı kullanan işletmede ödeme süreci tartışmasız akar.

Sık yapılan hatalar

Birincisi, proformayı gerçek fatura sanmak: proforma ile ödenen işin resmi faturası kesilmezse vergi tarafında eksiklik doğar — proforma, faturanın habercisidir, muadili değil. İkincisi, proformada geçerlilik ve koşul yazmamak: kur oynak dönemlerde tarihsiz proforma, "o günkü fiyat" tartışması üretir. Üçüncüsü, numarasız belge düzeni: teklif ve proformalar numarasız gönderildiğinde hangi ödemenin hangi işe ait olduğu, özellikle çok işli müşterilerde karışır.

Sipariş onayı: aradaki köprü belge

Teklif ile proforma arasında pratikte bir belge daha yaşar: sipariş onayı. Müşterinin "teklifi kabul ediyoruz" beyanını yazılı hâle getirir — e-posta onayı, imzalı teklif nüshası ya da kısa bir sipariş formu bu işi görür. Sipariş onayı olmadan proformaya geçmek, "biz kabul etmemiştik ki" riskini açık bırakır; onay alındıktan sonra kesilen proforma ise ödemenin dayanağını netleştirir. Üç adımlı zincir (teklif → yazılı onay → proforma → fatura) özellikle yüksek tutarlı işlerde her iki tarafı da korur.

İki belgeyi tek düzende yönetmek

Pratikte işletmenin ihtiyacı bellidir: pazarlık aşamasında hızlı ve kurumsal teklif, anlaşma anında aynı kalemlerden üretilen düzenli bir ön döküm. Ewreka Swift'te teklif kalemleriniz kayıtlı olduğu için onaylanan teklifin dökümünü ödeme bilgilerinizle birlikte müşteriye iletmek dakikalar alır; numara düzeni ve arşiv kendiliğinden oluşur. Faturalama, mevcut e-fatura/ön muhasebe sisteminizde devam eder — her belge kendi işini yapar, hiçbiri diğerinin yerine geçmeye zorlanmaz. Belge düzeninizi netleştirmek için bize yazın; muhasebe uygulamalarınıza dokunmadan teklif tarafını düzene sokalım.

Sık Sorulan Sorular

Proforma fatura yasal olarak bağlayıcı mı?

Proforma bir vergi belgesi değildir ve tek başına fatura hükmü taşımaz; ticari bağlayıcılığı, taraflar arasındaki anlaşmanın (sipariş onayı, sözleşme) parçası olmasından gelir. Ödeme proformaya istinaden alınsa bile resmi fatura mutlaka düzenlenmelidir.

Proformada KDV gösterilir mi?

Gösterilebilir ve netlik için önerilir: kalemler, KDV ve genel toplam ayrı satırlarda yer alır. Ancak bu gösterim beyan doğurmaz; KDV yükümlülüğü gerçek fatura kesildiğinde işler.

Müşteri "proforma" istedi ama daha pazarlıktayız; ne göndermeliyim?

Sahada "proforma" çoğu zaman "yazılı fiyat dökümü" anlamında kullanılır; pazarlık sürüyorsa doğru belge tekliftir. Teklifinizi kurumsal PDF olarak gönderin; anlaşma netleşince aynı kalemlerden proformayı üretirsiniz.

E-fatura mükellefiyim; proformayı sistemden mi kesmeliyim?

Hayır; proforma e-fatura sistemine girilmez, resmi belge değildir. Proformayı teklif/ön döküm düzeninizden gönderir, ödeme sonrası gerçek faturayı e-fatura sisteminizden kesersiniz.