Teklif Hazırlama Yazılımı

Teklif gecikirse iş kaçar

Satışta kaybedilen işlerin bir bölümü fiyat yüzünden değil, gecikme yüzünden kaybedilir. Müşteri üç firmadan teklif ister; ilk gelen teklif karşılaştırmanın ölçüsü olur, sonrakiler ona göre okunur. Word şablonunu bulup geçen teklifin üzerine yazmak, kalemleri Excel'de toplamak, PDF'e çevirip e-postaya eklemek derken yarım gün geçer. Ewreka Swift bu döngüyü kısaltmak için yapıldı: müşteriyi seçersiniz, kalemleri kataloğunuzdan tıklarsınız, indirim ve KDV kendiliğinden hesaplanır, firma logolu PDF tek tuşla oluşur.

Excel'in bittiği yerde başlar

Excel hesap yapar ama hafızası yoktur. Geçen ay hangi müşteriye hangi fiyatı verdiğinizi, teklifin onaylanıp onaylanmadığını, hangi tekliflerin cevapsız kaldığını size söylemez. Dosyalar masaüstünde çoğalır, "teklif-son-v3-güncel" adlı dosyalar ortaya çıkar, satış ekibindeki iki kişi aynı müşteriye farklı fiyat verir. Ewreka Swift'te teklif bir dosya değil kayıttır: numarası otomatik verilir, müşteriye bağlanır, geçmişiyle birlikte aranabilir. İki yaklaşımın farkını Excel ile teklif mi, teklif programı mı karşılaştırmasında kalem kalem yazdık.

Panelde ne var?

Müşteri kartları, teklif geçmişi ve iletişim bilgileri tek ekrandadır. Ürün ve hizmet kataloğunuz fiyatlarıyla tanımlıdır, tekrar eden kalemleri her seferinde yeniden yazmazsınız. Teklif ekranında miktar, birim fiyat, satır indirimi, genel indirim ve KDV oranı serbestçe ayarlanır; toplam anlık güncellenir. Geçerlilik tarihi, ödeme koşulları ve özel notlar teklifin altına işlenir, böylece sonradan çıkan "siz öyle dememiştiniz" tartışması ortadan kalkar. Çıktı kendi logonuzu ve kurumsal renginizi taşıyan, numaralı ve tarihli bir PDF'tir; aynı teklif kopyalanıp yeni bir müşteri için saniyeler içinde uyarlanabilir.

Takip: asıl kazandıran kısım

Teklif göndermek işin yarısıdır. Her teklif taslak, gönderildi, onaylandı, reddedildi ve süresi doldu durumlarından birinde tutulur; hangi tekliflerin beklemede olduğunu tek bakışta görürsünüz. Dönemsel rapor kaç teklif verdiğinizi, ne kadarının onaylandığını ve ortalama teklif tutarınızı gösterir. Bu üç sayı satış yönetiminin temelidir: onay oranınız düşükse fiyatlamada, teklif sayınız düşükse pazarlamada bir sorun var demektir. Sağlıklı bir teklifin içinde nelerin bulunması gerektiğini teklif nasıl hazırlanır yazımızda anlattık; seçim ölçütleri için en iyi teklif programı nasıl seçilir rehberine bakabilirsiniz.

Kimler kullanıyor?

Ewreka Swift, haftada birkaç teklif veren küçük ekiplerden günde onlarca teklif çıkaran satış birimlerine kadar aynı mantıkla çalışır. Mobilya ve mutfak imalatçısı ölçü bazlı kalemleri kataloğa tanımlar; matbaa adet kırılımlı fiyatlarını hazır tutar; danışmanlar ve ajanslar hizmet paketlerini kalem olarak saklar; taahhüt işi yapan firmalar uzun kalem listelerini tek teklifte toplar. Ortak nokta şudur: teklif verme işi tekrar ediyorsa, tekrar eden kısmı yazılım yapmalıdır.

Kurulum ve sahiplik

Yazılım kendi alan adınızda ve sizin barındırmanızda çalışır. Müşteri listeniz, fiyatlarınız ve teklif arşiviniz sizde kalır; dışarıdaki bir bulut hesabına bağımlı olmazsınız, abonelik bitince veriniz kilitlenmez. Kurulumda logonuz, KDV oranlarınız, teklif numarası düzeniniz ve PDF şablonunuz kurumsal kimliğinize göre ayarlanır; kullanıcı hesapları ve yetkileri tanımlanır, satış temsilcisinin yalnızca kendi tekliflerini görmesi gibi kurallar kurulabilir. Kiralamak ile satın almak arasındaki farkı kiralık yazılım mı, satın almalı mı yazısında tarafsızca karşılaştırdık. Ürün ekranlarını Ewreka Swift sayfasında görebilir, kendi süreçlerinize uyarlanmış kurulum için teklif isteyebilirsiniz.