Randevu Sitesi Nasıl Kurulur? Salon, Danışman ve Klinikler İçin

Kısa cevap: Randevu sitesi kurmak için önce hizmetlerinizi süre, personel ve hazırlık payıyla bir tabloya dökün; çalışma saatlerini, molaları ve iptal kuralını yazın. Sonra hazır bir randevu uygulaması, sitenize gömülen bir widget ya da size özel bir sistem arasında seçim yapın. Hatırlatma mesajlarını İYS kurallarına göre kurun, KVKK metinlerini ekleyin ve gerçek randevularla test edip yayına alın.

Randevu sitesi kurmanın üç yolu: hazır uygulama, widget, özel sistem

Online randevu sistemi kurmanın üç yolu var ve aralarındaki fark yalnızca fiyat değil. Verinin kimde durduğu, kuralları ne kadar esnek tanımlayabildiğiniz ve müşterinin randevuyu kimin markası altında aldığı da değişiyor.

Tek kişilik bir danışmanlık ofisi için hazır bir uygulama çoğu zaman yeterlidir. Oda ve cihaz paylaşımı, paket seanslar, kapora ile iade kuralları, kendi SMS sağlayıcınız ya da birden fazla şube devreye girdiğinde hazır araçların kalıbı dar gelmeye başlar. O noktada size özel randevu sistemi daha mantıklıdır; genel karar mantığını WordPress mi özel yazılım mı yazımızda anlattık.

Hizmet, süre ve personel matrisi: sistemin kalbi

Sistem ne kadar iyi olursa olsun, kurallar yanlış girilirse çakışma ve gereksiz boşluk üretir. Bu yüzden ilk iş yazılım seçmek değil, işletmenin randevu kurallarını bir tabloya dökmektir. Bir güzellik salonu için örnek:

Süre ve tampon

Tampon, iki randevu arasındaki temizlik, hazırlık ya da not alma süresidir. Psikolojik danışmanlıkta 50 dakikalık seansın ardından 10 dakikalık not süresi, salonda koltuk ve alet temizliği bu kapsamdadır. Tamponu olmayan takvim ilk yoğun günde gecikme zinciri üretir.

Personel ve kaynak

Her personel her hizmeti vermez. Müşteri hizmeti seçtiğinde yalnızca o hizmeti veren kişiler listelenmeli. Tek bir lazer cihazı ya da tek bir terapi odası varsa, o kaynak da ayrı bir takvim gibi davranmalı; iki personel aynı anda aynı cihaza randevu alamamalı.

Çalışma saatleri, molalar ve sınırlar

Her personelin kendi çalışma saatleri, öğle arası ve izin günleri olmalı. Resmî tatilleri baştan girin. En az kaç saat önceden randevu alınabileceğini ve takvimin kaç gün ileriye açık olacağını belirleyin; aksi hâlde beş dakika sonrasına ya da altı ay sonrasına randevu düşer.

Seri ve grup randevuları

Diyetisyende iki haftada bir kontrol, fizyoterapide on seanslık paket, stüdyoda sekiz kişilik grup dersi farklı randevu tipleridir. Seriyi tek seferde planlamak ya da grup kapasitesini tanımlamak gerekiyorsa bunu sistem seçiminden önce yazın.

Sektöre göre değişen ayrıntılar

• Güzellik salonu ve kuaför: Müşteri çoğu zaman belirli bir personeli ister, bu yüzden personel seçimi öne çıkmalı. Randevu sayfası mobilde birkaç dokunuşta tamamlanmalı. Ayrıntılar güzellik salonları için web sitesi sayfamızda.
• Psikolog: Gizlilik her şeyin önünde. Ortak ekranlarda ve takvim görünümlerinde danışan adı yerine kısaltma kullanılmalı, ilk görüşme formu yalnızca iletişim bilgisi istemeli. Online seans bağlantısı randevu onayıyla birlikte gitmeli. Mesleğe özel notlar psikologlar için web sitesi sayfamızda.
• Diyetisyen: Kontrol randevuları seri hâlinde planlanır; yüz yüze ve online görüşme ayrı süre ve bağlantıyla tanımlanmalı.
• Danışman: Ücretli görüşmelerde ön ödeme, farklı şehir ya da ülkedeki müşteri için saat dilimi gösterimi ve otomatik görüntülü görüşme bağlantısı gerekir.
• Veteriner: Hayvanın türü ve yaşı randevu süresini değiştirir. Acil durumlar için randevu formu yerine telefon öne çıkmalı; aşı hatırlatmaları ayrı bir akış olarak kurulmalı.

Sağlık meslekleri için not: Klinik psikolog, diyetisyen ve fizyoterapist serbest çalışıyorsa 29 Mart 2025 tarihli Sağlık Meslek Mensuplarının Serbest Meslek İcrası Hakkında Yönetmelik kapsamında il sağlık müdürlüğünden ruhsat alması gerekiyor. Bu meslekler sağlık hizmeti tanıtım kurallarına da tabi: sitede ücret, indirim ve kampanya bilgisi yer alamaz, hasta memnuniyeti üzerinden tanıtım yapılamaz. Ayrıntıları klinik web sitesi rehberimizde topladık. Bazı veteriner hekim odaları da indirim ve kampanya içerikli çevrimiçi tanıtımı reklam yasağı kapsamında değerlendiriyor.

Hatırlatma mesajları: SMS, WhatsApp ve İYS

Gelmeme (no-show) oranını düşürmenin temel araçlarından biri zamanında giden bir hatırlatmadır. Ama hangi mesajın izin gerektirdiğini bilmek gerekir.

Bilgilendirme mi, ticari ileti mi?

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'e göre devam eden bir ilişkiye, satın alınan hizmete ya da bilgi güncellemesine dair bilgilendirme iletileri için onay alınmaz. Randevu onayı, hatırlatma, saat değişikliği ve iptal bildirimi bu gruptadır. Aynı mesaja "bu ay manikürde indirim" cümlesi eklendiği anda ileti tanıtım içerir ve onay gerekir.

• Kampanya, indirim ve "yeni hizmetimiz" duyuruları ticari iletidir; alıcının onayı ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kaydı gerekir.
• "Bakım zamanınız geldi, randevunuzu yenileyin" gibi tekrar randevu mesajları hizmet tanıttığı için ticari ileti sayılabilir; onaylı listeye gönderin.
• Randevu formunda kampanya onayını ayrı ve işaretsiz bir kutuyla isteyin; randevu almayı bu onaya bağlamayın.
• Sağlık meslek mensupları için ek sınır: tanıtım yönetmeliği, kişilerin bilgi ve rızası olmadan SMS, e-posta ya da telefonla tanıtım yapılmasını yasaklıyor; kampanya içeriği ise zaten yasak.

WhatsApp ve SMS maliyeti

WhatsApp Business Platform'da Meta, şablon mesajları mesaj başına ücretlendiriyor. İşlem (utility) kategorisindeki şablonlar, müşterinin size son yazdığı andan itibaren açık kalan 24 saatlik müşteri hizmeti penceresinde ücretsiz, bu pencerenin dışında ücretli; pazarlama şablonları her zaman ücretli.

Randevu hatırlatmaları çoğu zaman bu pencerenin dışında kalır. SMS'te ise sağlayıcıdan aldığınız paket fiyatı belirleyicidir. İki kanal için de bütçeyi randevu sayısına göre hesaplayın.

Zamanlama için pratik kural: randevudan bir gün önce bir hatırlatma, gerekiyorsa birkaç saat önce ikinci bir hatırlatma. Her mesajda randevuyu iptal etme ya da değiştirme bağlantısı olsun; gelemeyecek müşterinin haber vermesini kolaylaştırmak, boş kalacak saati yeniden doldurmanın ön şartıdır.

Kapora, iptal ve gelmeme politikası

Online kapora ya da ön ödeme alıyorsanız, tüketiciyle kurduğunuz bu ilişki mesafeli sözleşme kurallarına tabidir. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği, sözleşme kurulmadan önce toplam bedel ve cayma koşulları dahil ön bilgilendirme yapılmasını istiyor. Hizmet sözleşmelerinde 14 günlük cayma süresi sözleşmenin kurulduğu gün başlıyor.

Yönetmelik, cayma süresi dolmadan tüketicinin onayıyla ifasına başlanan hizmetleri ve belirli bir tarihte yapılması gereken bazı hizmetleri istisna sayıyor. Sizin randevunuzun hangi kapsama girdiği her zaman net değil. Bu yüzden iade ve iptal metnini bir hukukçuyla yazın ve ödeme adımında onay kutusuyla gösterin.

• İptal penceresini net yazın: örneğin randevudan 24 saat öncesine kadar ücretsiz iptal.
• Kaporanın hangi durumda iade edileceğini, hangi durumda bir sonraki randevuya aktarılacağını belirtin.
• Geç kalma kuralını ve gelmeme kaydının nasıl tutulacağını tanımlayın; sık gelmeyen müşteride kaporayı zorunlu kılmak bir seçenek.
• Sanal POS komisyonunu hesaba katın; küçük tutarlı kaporalarda komisyon oranı etkisini artırır.

Sağlık meslek mensupları için ayrı bir düğüm var: tanıtım sayfalarında ücret yazılamazken, ödeme alınıyorsa mesafeli sözleşme kuralları bedelin önceden bildirilmesini istiyor. Ücretin yalnızca ödeme adımında nasıl gösterileceğini hukukçunuzla netleştirin.

Takvim senkronizasyonu ve randevu verisi: KVKK

Personel randevularını Google Takvim ya da Outlook'ta görmek ister. Çift yönlü senkronizasyon kişisel takvimdeki özel randevuyu "dolu" olarak işaretler, sistemdeki randevuyu da kişisel takvime yazar. Kişisel takvime müşteri adı ve hizmet ayrıntısı yerine "Dolu" ya da bir randevu numarası yazmak, özellikle psikolog ve diyetisyen için doğru varsayılandır.

• Yurt dışı sunucular: Yurt dışında barındırılan randevu uygulamaları ve takvim servisleri, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır. Aktarım standart sözleşmeye dayanıyorsa imzadan sonraki 5 iş günü içinde Kurum'a bildirilmesi gerekiyor.
• Sağlık verisi: Psikolog ve diyetisyen randevusundaki başvuru nedeni ya da sağlık bilgisi özel nitelikli kişisel veridir. Formda sormayın; görüşmede alın.
• Aydınlatma: Randevu formunda aydınlatma metnine bağlantı olsun; hatırlatma mesajlarının hangi numaradan ve hangi kanaldan gideceği yazsın.
• Saklama süresi: Eski randevu kayıtlarının ne kadar tutulacağını belirleyin ve süre dolunca silin ya da anonimleştirin.

Randevu sitesi kurulumu adım adım

1. Kural tablosu (2–5 gün, işletme): Hizmetler, süreler, tamponlar, personel, çalışma saatleri, iptal ve kapora kuralı yazılır. Bu tablo olmadan hiçbir sistem doğru kurulmaz.
2. Yol seçimi ve kapsam (yaklaşık 1 hafta): Hazır uygulama, widget ya da özel sistem kararı verilir; entegrasyonlar (SMS, WhatsApp, ödeme, takvim) yazılı kapsama girer.
3. Tasarım (yaklaşık 1 hafta): Mobil öncelikli, hizmet, personel, saat ve onay adımlarından oluşan kısa bir akış hazırlanır.
4. Geliştirme ve entegrasyon (2–4 hafta): Randevu motoru, yönetim paneli, bildirimler ve ödeme bağlanır.
5. Deneme dönemi (yaklaşık 1 hafta): Ekip gerçek randevuları sisteme girer; telefonla alınan randevular da aynı takvime yazılır. Çakışmalar burada yakalanır.
6. Yayın ve eğitim: Personele panel eğitimi verilir, Instagram ve Google bağlantıları güncellenir.

Hazır bir uygulamayı sitenize bağlamak 1–2 haftada biter. Özel bir randevu sistemi, entegrasyonların sayısına göre 4–8 hafta sürer; en çok zamanı kural tablosunun netleşmesi alır.

Randevu sisteminin maliyeti: abonelik mi, tek seferlik yazılım mı?

Hazır uygulamalar genellikle personel ya da şube başına aylık abonelikle çalışır; bazıları kendi pazar yerinden gelen randevular için ayrıca ücret alır. Başlangıç maliyeti düşüktür, ama yıllar içinde ödediğiniz toplam tutar ve verinizi dışa aktarabilme imkânı ayrıca hesaplanmalı.

Özel sistemde tek seferlik geliştirme bedeli ve ardından barındırma ile bakım maliyeti vardır. Ewreka'da randevu sistemi 23.900 TL’den başlayan fiyatlarla sunuluyor; fiyatlarımız KDV hariçtir ve her ilde aynıdır. Web projelerinin genel fiyat yapısı için web sitesi fiyatları rehberimize bakabilirsiniz.

Hangi yolu seçerseniz seçin süren giderler aynıdır: SMS paketleri, WhatsApp mesaj ücretleri, sanal POS komisyonu, alan adı ve barındırma, bakım. Bu kalemlerin tutarı kullanım hacmine bağlıdır, teklifte ayrı satırlar olarak görmelisiniz.

Randevu projelerinden sahaya yansıyan dersler

Ziyaretçi Instagram'dan ve acele içinde gelir. Güzellik sektöründe trafiğin büyük kısmı mobildir ve ziyaretlerin çoğu Instagram bağlantısından gelir. Tuğba Metin VIP Beauty sitesinde bu yüzden her hizmeti kendi sayfasında ele aldık ve randevu ile WhatsApp iletişimini sayfa boyunca sabit erişilebilir tuttuk. Görsel dili markaya göre kurgularken mobil yükleme hızını öncelikte tuttuk.

Tek takvim, tek gerçek. Telefonla alınan randevu deftere, online randevu sisteme yazılıyorsa çift randevu kaçınılmazdır. İlk günden itibaren her randevu, kaynağı ne olursa olsun aynı takvime girmeli.

Hizmeti yapmayan personel listede görünmemeli. Müşteri, cilt bakımı yapmayan bir kuaförü seçip randevu aldığında sorunu salonda yaşar. Hizmet ve personel eşleştirmesini kural tablosunda netleştirin.

Akış kısa olmalı. Üyelik zorunluluğu, uzun formlar ve gereksiz adımlar randevuyu yarıda bıraktırır. Ad, telefon ve seçilen saat çoğu işletme için yeterlidir.

Saat dilimi ve tatiller unutulur. Farklı ülkeden görüşme alan danışmanlarda saat dilimi gösterilmezse müşteri bir saat erken ya da geç bağlanır. Resmî tatiller girilmezse kapalı güne randevu düşer.

Daha fazla randevu: Google, Instagram ve tekrar gelen müşteri

• Google İşletme Profili: Profile randevu bağlantısı ekleyin, çalışma saatlerini sistemdekiyle aynı tutun. Kaydın nasıl yapıldığını Google işletme kaydı rehberimizde anlattık.
• Instagram'dan derin bağlantı: Profil bağlantısını ana sayfaya değil, randevu sayfasına verin; hikâyelerde paylaştığınız hizmet için o hizmet seçili olarak açılan bir bağlantı kullanın.
• Hizmet sayfaları: "Semt + hizmet" aramaları için her hizmetin ayrı sayfası ve sayfanın üstünde randevu düğmesi olmalı.
• Tekrar gelen müşteri: Bakım döngüsü olan hizmetlerde, onay veren müşterilere zamanı gelince hatırlatma gönderin. Onayı olmayan müşteriye tanıtım mesajı göndermeyin.
• Reklam: Güzellik salonu ve danışman reklam verebilir. Psikolog, diyetisyen gibi sağlık meslek mensuplarında ise ücretli ve sponsorlu tanıtım yönetmelikle sınırlı; ayrıntıları klinik rehberimizde anlattık.

Yayına almadan önce deneyin

• Her hizmetin süresi, tamponu ve yapan personeli doğru tanımlı
• Aynı cihaz ya da odaya çakışan randevu alınamıyor
• Molalar, izinler ve resmî tatiller takvimde kapalı
• Randevu mobilde üç-dört adımda tamamlanıyor
• Onay ve hatırlatma mesajlarında kampanya içeriği yok, iptal bağlantısı var
• Kampanya onayı ayrı ve işaretsiz bir kutuda
• Kapora alınıyorsa ön bilgilendirme ve iptal-iade metni ödeme adımında onaylanıyor
• Kişisel takvimlere müşteri adı ve hizmet ayrıntısı yazılmıyor
• Telefon randevuları da aynı takvime giriliyor

Randevu sistemi kurarken en çok sorulanlar

Randevu hatırlatma SMS'i için İYS onayı gerekir mi?

İçinde kampanya ya da hizmet tanıtımı olmayan randevu onayı, hatırlatma ve değişiklik bildirimleri için ticari ileti onayı aranmaz. Mesaja indirim ya da yeni hizmet duyurusu eklerseniz ileti ticari hâle gelir; alıcının onayı ve İYS kaydı gerekir.

Online randevuda kapora almak yasal mı?

Evet, ama kapora alınan randevu mesafeli sözleşme sayılır. Toplam bedeli, iptal ve iade koşullarını ödeme öncesinde açıkça göstermeniz gerekir. Cayma hakkı istisnalarının hizmetinize uyup uymadığını bir hukukçuyla değerlendirin.

Ücretsiz randevu uygulaması yeterli mi?

Tek kişilik, standart hizmet veren bir işletme için başlangıçta yeterli olabilir. Personel sayısı, cihaz paylaşımı, kapora, kendi markanız altında randevu ve veri kontrolü önem kazandıkça hazır araçların sınırları hissedilir.

Google Takvim ile randevu sistemi senkronize edilebilir mi?

Evet, çift yönlü senkronizasyon yaygın bir özelliktir. Yalnızca kişisel takvime müşteri adı ve hizmet ayrıntısı yazmamaya dikkat edin; takvim servisi yurt dışında barındırılıyorsa KVKK'nın yurt dışına aktarım kuralları da geçerli olur.

Psikologlar online randevu sitesinde ücret yazabilir mi?

Tanıtım sayfalarında hayır: sağlık hizmeti tanıtımında ücret, indirim ve kampanya bilgisi yasak. Online ödeme alıyorsanız bedelin ödeme adımında nasıl bildirileceğini hukukçunuzla netleştirin.

Resmî kaynaklar

• İleti Yönetim Sistemi (İYS)
• Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği
• Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 12.11.2025)
• KVKK: yurt dışına aktarımda standart sözleşmeler
• Meta: WhatsApp Business Platform fiyatlandırması